連鎖超市公司在商品采購計(jì)劃落實(shí)后，就進(jìn)入采購作業(yè)的具體流程。



1． 供應(yīng)商 準(zhǔn)入制度


供應(yīng)商 準(zhǔn)入制度的核心是對 供應(yīng)商 資格的要求，包括 供應(yīng)商 資金實(shí)力、技術(shù)條件、資信狀況、生產(chǎn)能力等，這些基本資料要求 供應(yīng)商 詳細(xì)提供并通過相關(guān)資信評估機(jī)構(gòu)的確認(rèn)。


經(jīng)審核， 供應(yīng)商 資格達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)后，超市公司采購人員應(yīng)將本方對具體供貨要求的要點(diǎn)向 供應(yīng)商 提出，初步詢問 供應(yīng)商 是否接受。具體要點(diǎn)包括：商品的質(zhì)量和包裝要求；商品的送貨、配貨和退貨要求；商品的付款要求等等。


2． 供應(yīng)商 接待制度


為了規(guī)范采購行為，超市公司應(yīng)制定與 供應(yīng)商 接待制度，以保證順暢的溝通渠道，接待地點(diǎn)應(yīng)在公司采購業(yè)務(wù)部 供應(yīng)商 接待室，雙方洽談內(nèi)容應(yīng)緊緊圍繞采購計(jì)劃、促銷計(jì)劃來進(jìn)行。采購計(jì)劃包括各類別商品的總量目標(biāo)及比例結(jié)構(gòu)、周轉(zhuǎn)率、進(jìn)貨標(biāo)準(zhǔn)、退換貨條件，以及背后服務(wù)保證等；促銷計(jì)劃包括確認(rèn)廠商是否參加促銷活動、時間安排、促銷方式、優(yōu)惠幅度等。這些談判內(nèi)容再加上違約責(zé)任、合同變更與解除條件，以及其他合同中必須具備的內(nèi)容，即形成采購合同。


3．簽訂采購合同


采購合同中有八個方面是必備的條款：


(1)每個品種的單位交易量。其中包括全公司一次的交易量，一年中每一次的交易量，每一年有何增長率等。


(2)整體交易額。包括每一次、一個月、一個季度、一年的總交易額情況，每年有何增長率等。


(3)貨款支付方式。包括銀行轉(zhuǎn)賬及期票或運(yùn)期支票方式選擇，結(jié)算截止日和結(jié)算支付日，代銷、委托銷售需附的特殊條件等。


(4)運(yùn)輸方法。包括運(yùn)輸費(fèi)和包裝費(fèi)由誰承擔(dān)，運(yùn)輸距離，送貨頻率，指定的交易時間，貨品包裝及包裝單位，運(yùn)輸時所選的車種等質(zhì)量管理程度，卸貨時的方式和數(shù)量等。


(5)交貨期限。


(6)給公司回扣的支付條件。


(7)退貨的正當(dāng)條件。


(8)促銷服務(wù)事項(xiàng)。


4．下訂單


訂單這項(xiàng)工作由采購部的貨架管理員與里手共同履行，訂單量的大小取決于鋪貸方式。對于一項(xiàng)新商品，如果采取單店鋪貨方式，則可以最大范圍地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，但是促銷影響力很小，市場對該商品的接受過程將會很長；如果采取多店鋪貨的方式，則促銷影響面廣，有可能短期內(nèi)成為超市的主力商品，但是也存在很大經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。


因此，訂單量的確定需要在周密的市場預(yù)測的基礎(chǔ)上進(jìn)行，不可隨意行動，以免為超市經(jīng)營帶來不必要的損失。


5．商品質(zhì)量監(jiān)控


對進(jìn)貨商品進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控是超市一項(xiàng)重要性工作，質(zhì)量監(jiān)控通過驗(yàn)收工作來實(shí)現(xiàn)， 由于驗(yàn)收是超市經(jīng)營的關(guān)鍵一環(huán)，其人員的選任除了需要良好的忠誠度外，還要對商 品的特性、品質(zhì)及相關(guān)法規(guī)等有充分認(rèn)識才能勝任。驗(yàn)收的權(quán)責(zé)如下：


·商品數(shù)量的檢查事項(xiàng)；


·商品質(zhì)量、規(guī)格的檢查事項(xiàng)；


·商品內(nèi)容、成分的檢查事項(xiàng)；


·商品制造商、進(jìn)口商、地址及電話的檢查事項(xiàng)；


·進(jìn)貨廠商送貨車輛的溫度、衛(wèi)生情況的檢查事項(xiàng)；
·進(jìn)貨廠商發(fā)票與送貨內(nèi)容的檢查事項(xiàng)；


·退換貨的檢查事項(xiàng)；


·送貨人員的檢查事項(xiàng)；


·其他有關(guān)驗(yàn)收業(yè)務(wù)的處理事項(xiàng)。


6．付款


財(cái)務(wù)部門依據(jù)采購合同實(shí)際履行情況支付貨款。

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